Categoría: Inventarios

Todo lo que necesitas saber sobre inventarios. Productos, almacenes y stock.

Consulta el resumen de tus inventarios
El dashboard de inventarios te permite visualizar, de forma clara y en tiempo real, el estado actual de tus existencias, las ventas por mes y la disponibilidad de productos.
1. Accede a tu cuenta ingresando tu correo y contraseña.
2. Una vez dentro de tu cuenta, en el menú del lado izquierdo, haz clic en Inventario >Resumen.
¿Qué verás en el módulo de resumen de inventarios?

El panel muestra datos actualizados al día en curso de los principales movimientos de tu inventario. A continuación, te explicamos qué representa cada bloque.
1. Costo total actual: Es el valor total de tu inventario conforme al costo por producto o servicio y muestra también las unidades en existencia (stock total).
2. Costo venta mes actual: Te indica el valor de las unidades vendidas durante el mes en curso.
3. Costo venta mes anterior: Aquí puedes comparar el costo de las ventas del mes anterior con el mes actual. También te muestra el número de unidades vendidas en el periodo pasado.
4. SKU disponibles: Te muestra cuántos SKU (productos / servicios) tienes disponibles al momento y cuántos se encuentran suspendidos.
¿No sabes cómo gestionar tus SKU? Consulta el manual de gestión de SKU.
1. Histórico de stock: En esta gráfica podrás ver cómo se ha comportado el valor total de tu inventario en los últimos 365 días.
2. Alertas de stock: Esta tarjeta te muestra en tiempo real qué productos están por debajo o por encima del nivel de inventario que configuraste.
Consulta el manual de gestión de alertas para límites de stock.

Si deseas ver más a detalle cada movimiento, solo da clic sobre él y se mostrará un histórico del producto con:
- Tarifas y costos.
- Altas y bajas de inventario.
- Stock actual.
- Ventas por unidad (mes actual y anterior).
- Estatus (disponible o suspendido).
- Número de SKU.
- Fotografía del producto.
*Tip: Mantén configurados correctamente tus mínimos y máximos para cada SKU. Esto te ayudará a prevenir faltantes o sobrantes y ocasionar que esto afecte la economía de tu empresa.
4 julio, 2025
Agrega un nuevo proveedor
Para mantener un mejor control de tus relaciones comerciales y agilizar procesos relacionados con compras e inventarios, puedes registrar y gestionar a tus proveedores directamente desde tu cuenta.

Aquí te explicamos las diferentes opciones que tienes para almacenar sus datos de contacto.

Opción 1: Agregar nuevo proveedor desde “Proveedores“
1. En el panel principal accede al módulo de Inventarios > Proveedores > + Nuevo Proveedor.
Op1 P1 (Compressify.io)
1. Comienza a llenar los campos de la información del nuevo proveedor (los campos marcados con asterisco son obligatorios).
  - Nombre: Razón social o nombre completo del proveedor.
  - Nombre comercial: Nombre con el que se identifica al proveedor en el mercado.
  - RFC/Tax ID: Registro fiscal del proveedor.
  - Sitio web: Enlace al sitio web del proveedor.
  - Agrega la información de ubicación del proveedor:
    
    País
    
    Estado
    
    Ciudad
    
    Municipio
    
    Código Postal
    
    Colonia
    
    Calle
    
    Número interior y exterior
1. En el campo Nota Interna, puedes escribir comentarios relevantes sobre el proveedor para tener un mayor contexto, como condiciones de pago o términos de entrega.
Op1 P2 (Compressify.io)
1. Si necesitas asociar un contacto al proveedor, selecciona +Agregar contacto y completa los campos requeridos.
2. Una vez que hayas completado toda la información necesaria, haz clic en Guardar Proveedor para completar la acción.
Op1 P5 (Compressify.io)

Opción 2: Agregar nuevo proveedor desde “Órdenes de Compra”

También puedes dar de alta a un proveedor al mismo tiempo que elaboras una orden de compra:
1. En el panel principal accede al módulo de Inventarios > Órdenes de Compra > + Nueva Orden de Compra.
Op2 P1 (Compressify.io)
1. En el campo Proveedor haz clic en la opción + Crear Nuevo Proveedor. Se desplegará el formulario para ingresar los datos del proveedor.
Op2 P2 (Compressify.io)
1. Completa los campos de la misma forma que la opción anterior y haz clic en Guardar Proveedor.
Op 2 P3 (Compressify.io)
1. El contacto se guardará de forma automática y podrás consultarlo posteriormente desde el listado principal de proveedores.
Op2 P4 (Compressify.io)
12 diciembre, 2024
Elimina un almacén
Si un almacén ya no es necesario en tu empresa, puedes eliminarlo desde la sección de Almacenes. Este proceso es sencillo, pero requiere de una validación previa para garantizar que todos los productos estén correctamente vinculados a un almacén.
1. En el panel principal accede al módulo de Inventarios > Almacenes.
Elimina P1 (Compressify.io)

*Antes de eliminar el almacén, asegúrate de que no cuente con inventario disponible. Si aún tiene stock, deberás transferirlo a otro almacén siguiendo el proceso de transferencia de stock.
1. En la pantalla de Almacenes, verás una lista de todos los almacenes disponibles. Haz clic sobre el Almacén que deseas eliminar.
2. Antes de eliminar, revisa la información del almacén para asegurarte que vas a remover el almacén correcto:
  - El inventario disponible.
  - La información de la ubicación física del almacén.
3. Una vez que confirmes que el almacén está vacío, haz clic en el icono de Eliminar ubicado en la parte superior de la pantalla.
4. Aparecerá una ventana emergente de confirmación para completar la acción.
eliminar almacen (1)

*Si intentas eliminar un almacén que aún contiene inventario, el sistema mostrará un mensaje de error indicando que es necesario transferir el stock antes de proceder con la eliminación. Tampoco es posible eliminar el almacén predeterminado.

Eliminar alerta (Compressify.io)
12 diciembre, 2024
Transfiere stock entre almacenes
Cuando gestionas múltiples almacenes, es esencial mantener un flujo eficiente de inventarios entre ellos. En docDigitales, puedes transferir fácilmente stock de un almacén a otro para asegurar que tus productos estén disponibles donde más se necesitan.
1. En el panel principal accede al módulo de Inventarios > Almacenes.
Transfiere 1 (Compressify.io)
1. Haz clic en el almacén del cual deseas transferir el stock.
Transfiere 2 (Compressify.io)
1. En la pantalla de detalles, haz clic en la pestaña Detalle Stock para visualizar todos los productos disponibles del almacén.
Transfiere 3 (Compressify.io)
1. Puedes transferir stock de uno o de varios productos según lo requieras. Selecciona el producto(s) que deseas actualizar marcando la casilla a la izquierda, o haz clic directamente en él para acceder a la pantalla de detalles.
2. Haz clic en la opción Actualizar Stock.
Transfiere 5 (Compressify.io)

Transfiere 5 2 (Compressify.io)
1. En la pantalla de Actualizar stock podrás ver las cantidades del producto en este y el resto de almacenes disponibles.
Transfiere 6 (Compressify.io)
1. Comienza con la transferencia de productos:
  - Localiza la acción Transferir.
  - Ingresa la cantidad de unidades a transferir.
  - Selecciona el almacén de destino en el campo Destino.
  - El sistema calculará automáticamente el stock final de ambos almacenes después de la transferencia.
2. Haz clic en Aplicar cambios para finalizar el proceso.
Transfiere 8 (Compressify.io)
1. Aparecerá el mensaje “Stock actualizado con éxito”, confirmando que el stock ha sido transferido al almacén destino.
Transfiere 9 (Compressify.io)
12 diciembre, 2024
Consulta o exporta el stock de un almacén
Consulta el stock de un almacén
1. En el panel principal accede al módulo de Inventarios > Almacenes.
Consulta P1 (Compressify.io)
1. Haz clic en el almacén que deseas consultar.
Consulta P2 (Compressify.io)
1. Al ingresar al detalle de un almacén, se mostrará la siguiente información de manera predeterminada:
  - Costo Total Actual: Muestra el valor monetario total de los productos almacenados.
  - Número de Unidades: Indica la cantidad total de unidades en el almacén.
  - SKU Disponible: Señala el número de productos distintos en stock, basado en sus códigos SKU.
Además, se visualizarán los datos de contacto y ubicación del almacén, como la dirección, correo electrónico y teléfono del responsable, si fueron proporcionados.

Consulta P3 (Compressify.io)
1. Para consultar los productos, haz clic en la pestaña Detalle Stock.
2. Se mostrará el listado de productos disponibles en este almacén, junto a los detalles de cada uno.
Consulta P5 (Compressify.io)
1. Para consultar un producto específico, puedes realizar la búsqueda con la herramienta Buscar. Ingresa los parámetros de búsqueda que consideres necesarios:
  - Nombre de producto.
  - SKU.
  - Stock (Cantidades Desde y Hasta).
  - Costo total (mínimo y máximo).
  - Filtro de sólo productos disponibles.
  - Filtro de sólo productos suspendidos.
2. Para completar la búsqueda, haz clic en Buscar.
Consulta P7 (Compressify.io)
1. Si deseas realizar una nueva búsqueda, haz clic en Limpiar campos para restablecer todos los filtros y parámetros.
Exporta el stock de un almacén
1. En el panel principal accede al módulo de Inventarios > Almacenes.
Explora P1 (Compressify.io)
1. Haz clic en el almacén del que deseas exportar la información.
Consulta P2 (Compressify.io)
1. Ingresa a la pestaña Detalle Stock.
2. Haz clic en el botón Exportar excel.
Consulta P5 (Compressify.io)
1. El sistema generará un archivo en formato excel con toda la información de stock de ese almacén. Puedes guardarlo o compartirlo según sea necesario.
12 diciembre, 2024
Crea un nuevo almacén
Agregar nuevos almacenes a tu cuenta te permitirá organizar mejor el stock, distribuir los productos según las necesidades de tu negocio y obtener trazabilidad de la gestión de inventarios. Puedes crear diferentes almacenes para ubicaciones físicas, zonas específicas o puntos de venta diferentes.

A continuación te detallamos el paso a paso para crear un nuevo almacén.
1. En el panel principal accede al módulo de Inventarios > Almacenes. En esta pantalla podrás visualizar todos los almacenes existentes y gestionar la creación de nuevos.
2. Haz clic en + Nuevo Almacén en la esquina superior derecha.
Nuevo P2 (Compressify.io)
1. Se abrirá un formulario para completar los detalles del nuevo almacén (los campos marcados con asterisco son obligatorios):
  - Nombre del almacén: Indica el nombre del almacén, el cual aparecerá en todos los procesos de inventario y movimientos de stock.
  - Correo Electrónico: Correo de contacto del almacén o del responsable a cargo. Este campo es útil para centralizar la comunicación relacionada al inventario de este almacén.
  - Teléfono: Teléfono del almacén o del responsable. Solo acepta valores numéricos.
  - Dirección:Puedes especificar la ubicación del almacén, lo cual es útil si manejas múltiples puntos físicos:
    
    País: Selecciona el país donde se ubica físicamente el almacén.
    
    Estado: Especifica el estado o región, por ejemplo, “Baja California”.
    
    Ciudad: Indica la ciudad en la que se encuentra el almacén.
    
    Municipio: Proporciona el municipio correspondiente, si aplica.
    
    Código Postal: Código postal de la ubicación.
    
    Colonia: Colonia o barrio del almacén.
    
    Calle: Nombre de la calle donde se ubica el almacén.
    
    No. Ext.: Número exterior del edificio o local donde se encuentra el almacén.
    
    No. Int.: Número interior, si es aplicable.
Nuevo P3 (Compressify.io)
1. Debajo, encontrarás la casilla “Seleccionar como almacén predeterminado”. Marca esta opción solo si deseas que este almacén sea designado como el principal, es decir, el almacén por defecto en todos los procesos relacionados con el manejo de inventarios.
2. Para terminar, haz clic en Guardar Almacén.
Tras terminar el proceso, se mostrará un mensaje de confirmación y el almacén aparecerá disponible para asignarle productos y gestionar el stock.

ALmacen creado (Compressify.io)

*Si un almacén se guarda como predeterminado, en la parte superior se mostrará la leyenda “Almacén Predeterminado”.
12 diciembre, 2024
Configura las alertas para los límites de stock
Para mantener tu inventario optimizado y evitar tanto faltantes como exceso de productos, puedes configurar alertas de stock mínimo y máximo. Estas alertas te notificarán cuando un producto alcance ciertos límites, ayudándote a planificar pedidos o ajustar tu inventario.
1. En el panel principal accede al módulo de Inventarios > Productos.
Configura P1 (Compressify.io)
1. En el listado principal selecciona el producto que deseas actualizar marcando la casilla a la izquierda.
2. Haz clic en el ícono de Editar en la parte derecha de la pantalla.
Configura p3 (Compressify.io)
1. Dirígete a la parte inferior de la pantalla de edición y busca la sección Gestión de Stock. Aquí encontrarás los campos para establecer alertas de stock mínimo y máximo:
  - Stock mínimo: Ingresa el número mínimo de unidades que deseas mantener en inventario. Cuando el inventario de este producto caiga a este nivel o por debajo, recibirás una alerta para anticipar una posible falta de stock.
  - Stock máximo: Establece el límite máximo de unidades que quieres tener en inventario. Si el inventario supera esta cantidad, recibirás una notificación para que puedas tomar acciones que optimicen el espacio y reduzcan costos de almacenamiento.
Configura P4 (Compressify.io)
1. Después de definir los valores de stock mínimo y máximo, haz clic en Guardar Producto.
*También puedes completar esta configuración durante el proceso de creación de un nuevo producto.

¿Dónde puedes encontrar las alertas de stock?
- Dashboard de Inventarios: Al ingresar al módulo de inventarios puedes encontrar el listado y los detalles de los productos que tienen stock mínimo y máximo.
DashboardInventarios (Compressify.io)
- Listado de productos: La tercera columna del listado indica el nivel de stock que tiene cada producto.
Inventario Productos (Compressify.io)

Beneficios de configurar alertas de stock
- Evitar faltantes y exceso de inventario: Mantén los productos en cantidades óptimas, evitando tanto faltantes que afecten la venta como sobre inventario que ocupe espacio.
- Mayor satisfacción del cliente: Garantiza que siempre haya productos suficientes para cumplir con la demanda y evitar problemas de falta de stock.
12 diciembre, 2024
Opciones para actualizar el stock manual
El sistema de stock automático ajusta los niveles de inventario conforme se generen documentos como facturas, órdenes de compra o recepciones en almacén, por lo que no necesitas realizar ninguna acción adicional para mantener el inventario actualizado.

Sin embargo, si prefieres optar por un sistema de stock manual, dispones de tres métodos para realizar las actualizaciones de inventario. A continuación, te explicamos cada una de estas opciones.

Actualiza tu stock desde el sistema
1. En el panel principal accede al módulo Inventarios > Gestión de Stock.
Actualiza P1 (Compressify.io)
1. En la pantalla de Gestión de Stock, busca el producto que deseas actualizar por nombre, descripción o clave SAT. Solo es necesario llenar uno de los campos para encontrar coincidencias.
Actualiza P2 (Compressify.io)
1. Selecciona el producto del listado o haz clic en él para acceder a la pantalla de detalles.
2. Haz clic en el botón Actualizar Stock.
Actualiza P4 (Compressify.io)

Actualiza P4 2 (Compressify.io)
1. En la pantalla siguiente, verás un listado de todos los almacenes disponibles y la cantidad actual del producto en cada uno. Aquí tienes las opciones de:
  - Añadir: Incrementa la cantidad del producto en un almacén específico.
  - Sustraer: Reduce la cantidad en el almacén seleccionado, sin transferirla a otro lugar.
  - Transferir: Mueve el stock a otro almacén, ajustando las cantidades en ambos espacios.
Actualiza P5 (Compressify.io)
1. Haz clic en Aplicar Cambios para finalizar.
Actualiza tu stock desde la ficha de producto
1. En el panel principal accede al módulo de Inventario > Productos.
Ficha P1 (Compressify.io)
1. En el listado principal selecciona el producto que deseas actualizar marcando la casilla a la izquierda, o haz clic directamente en él para acceder a la pantalla de detalles.
2. Haz clic en la opción Actualizar Stock.
Ficha P3 (Compressify.io)
1. En la pestaña siguiente, selecciona la acción a realizar de entre las opciones disponibles:
  - Transferir.
  - Añadir.
  - Sustraer.
1. Haz clic en Aplicar Cambios para completar la acción.
Ficha P4 (Compressify.io)

Actualiza tu stock con importación excel

Puedes aprovechar la plantilla de importación en excel, para cargar tus productos junto con sus cantidades iniciales de stock si estas subiendo tus productos por primera vez.
1. Desde el panel principal ingresa al módulo Inventarios > Productos.
2. Haz clic en la opción Importar Excel.
Excel P2 (Compressify.io)
1. Descarga la plantilla base y llénala con la información de tus productos.
Excel P3 (Compressify.io)
1. Completa las columnas “Stock Inicial”, “Stock Mínimo” y “Stock Máximo” para actualizar los detalles de stock de tus productos y los límites de existencias.
excel p4
1. Una vez que tengas lista la plantilla, haz clic en el recuadro de carga para seleccionar el archivo desde tu equipo local.
2. Haz clic en Subir Archivo.
Excel P6 (Compressify.io)
1. El sistema comenzará la importación de productos. En este punto solo tienes que esperar a que el proceso se complete. Podrás ver un indicador del progreso y el tiempo estimado para la finalización.
Excel P7 (Compressify.io)
12 diciembre, 2024
Elige el sistema de stock: manual o automático
La elección de un sistema de stock adecuado es fundamental para gestionar tu inventario de acuerdo con las necesidades específicas de tu negocio. En docDigitales puedes optar por un sistema de stock manual o automático, cada uno con sus propias ventajas.

A continuación, te explicamos en qué consiste cada uno y cómo elegir el que mejor se adapte a tu operación.

Sistema de stock automático

La gestión automática actualiza el inventario en tiempo real según los documentos que generes, como facturas de ventas, órdenes de compra o entradas de almacén. Con esta opción, el sistema resta o suma automáticamente el stock, agilizando el control de inventario sin intervención manual constante.

Beneficios del stock automático
- Actualización instantánea y precisa del inventario.
- Reducción de errores humanos.
- Ideal para negocios con altos volúmenes de transacciones o varias ubicaciones de inventario.
Sistema de stock manual

La gestión manual te permite un control completo y específico de cada ajuste de inventario. En este método, los movimientos de stock, como la actualización por ventas, compras o ajustes deben realizarse de forma manual.

Beneficios del stock manual
- Control detallado de cada movimiento de stock.
- Flexibilidad para realizar ajustes específicos sin automatización.
- Ideal para negocios que prefieren una supervisión minuciosa y atención humana de su inventario.
Elige tu sistema de stock
1. En el panel principal accede al menú Configuración > Preferencias.
2. Para elegir el sistema automático, activa la casilla “Actualizar stock automáticamente al emitir facturas de ingresos y egresos” para que el sistema ajuste el inventario de manera automática cada vez que se emita una factura.
3. Si deseas que esta actualización también se realice al recibir compras, activa la casilla “Actualizar stock automáticamente al guardar como recibidas las recepciones de compra”.
4. Para elegir el sistema manual, sigue el procedimiento anterior y asegúrate de desactivar las 2 casillas correspondientes.
Elige tu sustema de stock P4 (Compressify.io)

Ambas opciones son personalizables, por lo que puedes combinar el sistema de stock automático con un sistema manual y adaptarlo a las necesidades específicas de tu operación
12 diciembre, 2024
¿Cómo se gestiona el stock en docDigitales?
Mantener un control efectivo de inventarios es esencial para cualquier negocio que gestione productos físicos, ya sea en una tienda, un almacén o en operaciones en línea. En docDigitales, el sistema de gestión de stock te ofrece herramientas flexibles y automáticas que permiten hacer seguimiento a cada producto en tiempo real, optimizar el flujo de trabajo y evitar faltantes o excesos de stock.

Selecciona tu sistema de stock

Puedes elegir entre dos métodos para gestionar el stock de tus productos:
- Sistema de stock automático: Esta opción ajusta el inventario automáticamente al crear o modificar documentos clave (facturas de venta, ordenes de compra y entradas de almacén). Esto significa que cada vez que generas uno de estos documentos, el sistema ajusta automáticamente el inventario, manteniendo una actualización constante y precisa de existencias.
- Sistema de stock manual: Este método es ideal si prefieres controlar manualmente las operaciones de stock. Puedes realizar ajustes directamente sin que las facturas y otros documentos modifiquen el inventario, lo que te da flexibilidad en la administración de existencias.
Actualiza el stock de tus productos

Existen diversas formas de actualizar el stock según el tipo de ajuste que necesites:
- Actualización desde el sistema: Realiza cambios si necesitas corregir las cantidades de los productos o si necesitas mover unidades de un almacén a otro.
- Actualización desde la ficha de producto: Realiza ajustes de stock directamente en cada producto. Ideal para cambios específicos de unidades individuales.
- Actualización mediante importación de excel: Permite actualizar el stock de varios productos de una sola vez, facilitando los ajustes para grandes inventarios. Puedes aprovechar la plantilla de importación en excel, para cargar tus productos junto con sus cantidades iniciales de stock si estas subiendo tus productos por primera vez.
Configura tus almacenes

Una configuración adecuada de tus almacenes es clave para gestionar eficientemente el stock de tu negocio. En docDigitales, puedes crear y personalizar múltiples almacenes para organizar y controlar el inventario en cada ubicación de manera precisa.
12 diciembre, 2024