Categoría: AdminSAT

Conexión de cuenta, migración y sincronización de facturas.

  • Asigna facturas recibidas a un Gasto

    *Para realizar este proceso es necesario contar con el módulo de AdminSAT activo. 

    Vincular las facturas de proveedores con tus gastos te permite llevar una gestión eficiente de las cuentas por pagar. Al asignar las facturas a sus respectivos gastos, podrás consolidar toda la información relacionada, optimizar tus procesos contables y garantizar que cada cuenta por pagar esté adecuadamente documentada.

    1. Desde el panel principal ingresa al módulo AdminSAT > Documentos Recibidos > Facturas de proveedores.
    AFRG1 (Compressify.io)
    1. Selecciona la factura recibida que deseas clasificar.
    2. Haz clic en el botón Categoría para asignarla a un tipo de gasto.
    facturas a gasto

    Una vez que hayas asignado la categoría, podrás ver el concepto de la factura de tu proveedor en el listado de la sección de Gastos, con toda la información relevante.

  • Acciones del módulo de AdminSAT

    Acciones de la pestaña “Facturas de Proveedores”

    AcFactProveedores (Compressify.io)

    Buscar

    Utiliza la barra de búsqueda para encontrar facturas específicas dentro del listado de facturas sincronizadas. Puedes buscar por nombre del proveedor, número de factura u otros criterios específicos.

    BuscarAdminsat (Compressify.io)

    Descargar

    Permite descargar una o varias facturas seleccionadas en formato PDF y XML para almacenarlas localmente en tu dispositivo o compartirlas con terceros.

    1. En el listado principal selecciona la factura recibida correspondiente marcando la casilla a la izquierda.
    2. Haz clic en Descargar.
    DescargarAdminsat (Compressify.io)

    Verificar SAT

    Esta acción te ayuda a comprobar el estado fiscal de las facturas directamente con el SAT. Es útil para validar la autenticidad de los documentos y garantizar que tus proveedores están cumpliendo con las normativas fiscales.

    1. Desde el listado principal, selecciona la factura que desees validar. 
    2. Haz clic en la opción Verificar SAT del menú superior.
    3. El sistema mostrará la información de verificación del CFDI.
    VerificarSATADMINSAT (Compressify.io)
    1. Para facturas canceladas, esta función también permite verificar su estatus, mostrando la siguiente pantalla:
    verificarSATP4 (Compressify.io)

    Marcar Pagada

    Utiliza esta opción para actualizar el estado de una factura indicando que ya ha sido liquidada. Esto ayuda a mantener un control más preciso sobre tus obligaciones de pago con los proveedores.

    1. Desde el listado principal, ubica la factura correspondiente.
    2. Haz clic en la opción Marcar Pagada del menú superior. 
    3. El estatus de la factura cambiará a Pagada.
    MarcarPagadaADMINSAT (Compressify.io)

    Categoría

    Asigna una categoría específica a las facturas para organizarlas y facilitar su consulta posterior. Esto es útil para clasificar los documentos por tipo de gasto, departamento o proyecto.

    CategoriaAdmnisat (Compressify.io)

    Eliminar

    Permite eliminar facturas de tu listado. Ten en cuenta que esta acción no borra los documentos del portal del SAT, solo los elimina de tu cuenta en docDigitales.

    EliminarAdminSAT (Compressify.io)

    Acciones de la pestaña “Complementos de Pago”

    AccCP

    Buscar

    Permite localizar rápidamente complementos de pago específicos dentro del listado de complementos sincronizados Puedes usar distintos criterios de búsqueda, como nombre, folio o fecha.

    BuscarCP (Compressify.io)

    Descargar

    Descarga el archivo XML y PDF de cualquier complemento de pago seleccionado, para su almacenamiento o revisión posterior.

    DescargarCP (Compressify.io)

    Verificar SAT

    Este botón permite validar la autenticidad y vigencia del complemento de pago directamente en los registros del SAT, de la misma forma que la pestaña anterior.

    VerificarCP (Compressify.io)

    Eliminar

    Elimina complementos de pago seleccionados del sistema, manteniendo el orden en tu registro de documentos.

    EliminarCP
  • Configura la migración de facturas y complementos de pago

    *AdminSAT tiene un costo adicional sobre los planes estándar que ofrecemos. Si decides agregarlo, podrás integrarlo fácilmente a tu plan actual y disfrutar de todos sus beneficios.

    Si ya has vinculado AdminSAT, puedes configurar la migración de 2 maneras: automática y manual. A continuación, te explicamos el detalle de cada una: 


    Migración automática

    La migración automática te permite activar la sincronización diaria y sin intervención manual. Con esta funcionalidad, el sistema actualizará automáticamente los documentos más recientes, para mantener un control constante y evitar retrasos en la gestión de tus documentos fiscales.

    1. En el panel principal accede al módulo de AdminSAT > Sincronización.
    2. Ingresaras a la pestaña de Migración Automática.
    MigracionautoP2 (Compressify.io)
    1. En esta sección, podrás habilitar las categorías que deseas sincronizar automáticamente (si tu plan es superior al básico):
      • Facturas de proveedores.
      • Complementos de pago recibidos.
    MigracionAUTOP3 (Compressify.io)
    1. Una vez activada la migración automática, el sistema ejecutará una sincronización diaria entre las 12:00 am y las 5:00 am, registrando todos los movimientos no sincronizados desde el portal del SAT.
    2. En el listado principal de los documentos sincronizados, podrás ver una notificación con la fecha y hora en la que se realizó la última actualización.
    MigracionautoP5 (Compressify.io)

    Migración manual

    La migración manual te ofrece un control detallado sobre la sincronización de tus documentos. Este proceso te permite seleccionar un rango específico de fechas para realizar sincronizaciones puntuales para un período definido. 

    1. En el panel principal accede al menú de AdminSAT > Sincronización.
    2. Haz clic en la pestaña Migración Manual.
    MigracionManualP2 (Compressify.io)
    1. Selecciona el tipo de documentos a migrar. Podrás elegir entre las siguientes opciones:
      • Facturas de Proveedores.
      • Facturas Emitidas.
      • Complementos de Pago Recibidos.
      • Complementos de Pago Emitidos.
    MigracionManualP3 (Compressify.io)
    1. Para el tipo de documento seleccionado, introduce las fechas Desde y Hasta utilizando el calendario disponible. Asegúrate de que el rango cubra los movimientos que deseas importar.
    2. Una vez configuradas las fechas, haz clic en el botón Migrar Facturas o Migrar Pagos, según corresponda.
    MigracionManualP4 (Compressify.io)
    1. El sistema procesará la sincronización y los documentos se integrarán en tu cuenta.
    MigracionManualP6 (Compressify.io)

    Notas importantes

    • Las facturas emitidas que se migren aparecerán en el módulo de Facturación en Línea, en la sección de Facturas Emitidas.
    Group 1000001524 (Compressify.io)
    Group 1000001524 (Compressify.io)
    • Los complementos de pago emitidos fuera de docDigitales, se mostrarán en Recepciones de Pago del módulo de Facturación en Línea.
    Group 1000001525 (Compressify.io)
  • Usa AdminSAT por primera vez

    *AdminSAT tiene un costo adicional sobre los planes estándar que ofrecemos. Si decides agregarlo, podrás integrarlo fácilmente a tu plan actual y disfrutar de todos sus beneficios

    El módulo de AdminSAT te permite importar y sincronizar automáticamente tus facturas y complementos de pago. Esto elimina la necesidad de solicitar tus documentos manualmente o guardarlos por separado, ya que toda tu facturación estará centralizada dentro de tu cuenta de forma automática.

    En este manual veremos los pasos a seguir para migrar por primera vez tus facturas emitidas y recibidas usando AdminSAT.


    Paso 1: Carga tu e.firma

    Para comenzar debes vincular tu cuenta con el portal del SAT y cargar tu e.firma vigente. Verifica que tienes los siguientes archivos y datos a la mano:

    • Certificado (e.firma): Archivo en formato .cer.
    • Llave Privada (e.firma): Archivo en formato .key.
    • Contraseña: La contraseña asociada a tu Firma Electrónica.
    1. En el panel principal accede al módulo de AdminSAT.
    2. Si tu periodo de prueba gratis ha finalizado y aún no tienes contratado el módulo de AdminSAT, verás un banner con el botón “Quiero contratarlo” para realizar la compra. 
    CargaefirmaP2 (Compressify.io)

    *Tip: Aprovecha tu periodo de prueba gratis para explorar todas las funcionalidades premium, incluido AdminSAT, sin ningún costo. Es una excelente oportunidad para descubrir sus beneficios y cómo puede ayudarte.

    1. Si por el contrario, ya tienes contratado AdminSAT, verás el banner que te indicará los primeros pasos: 
    2. Haz clic en Comenzar.
    Carga efirma P4 (Compressify.io)
    1. Haz clic en Completar del paso Carga tu Certificado FIEL (e.firma).
    Cargaefirma P5 (Compressify.io)
    1. El sistema te redirigirá a la sección para cargar los archivos .cer y .key de tu e.firma. Arrástralos o haz clic en Buscar para seleccionarlos desde tu equipo local. 
    2. Ingresa la contraseña de tu e.firma. 
    3. Haz clic en el botón Subir FIEL
    CargaefirmaP8 (Compressify.io)
    1. Si los archivos se cargaron correctamente, aparecerá el siguiente mensaje:
    CargaefirmaP9 (Compressify.io)

    *Ten en cuenta que cuando se acerque el vencimiento de tu e.firma, deberás actualizarla y reemplazarla para mantener activa la sincronización de facturas.


    Paso 2: Migra tus facturas emitidas y recibidas 

    1. Regresa al banner de primeros pasos y haz clic en Comenzar de la opción Migración CFDI emitidos anteriormente, para migrar tu facturación emitida en otros sistemas. *Este proceso solo se puede realizar la primera vez que usas AdminSAT, si lo omites en esta ocasión no podrás usar esta opción más adelante. 
    MigracionP1 (Compressify.io)
    1. Haz clic en Comenzar de la opción Migración CFDI recibidos anteriormente, para migrar las facturas recibidas de tus proveedores. 
    MigracionP2 (Compressify.io)
    1. El sistema comenzará la migración automática de facturas emitidas y/o recibidas, según lo que hayas configurado previamente. Podrás ver un indicador del progreso:
    MigracionP3 (Compressify.io)

    Paso 3: Configura la importación recurrente

    1. Haz clic en Completar para configurar la importación recurrente. 
    MigracionP2 (Compressify.io)
    1. Ingresaras a la pestaña de Migración Automática.
    2. Habilita las categorías que deseas sincronizar automáticamente (si tu plan es superior al básico).
    MigracionAUTOP3 (Compressify.io)
    1. Una vez activada la migración automática, el sistema ejecutará una sincronización diaria entre las 12:00 am y las 5:00 am, registrando todos los movimientos no sincronizados desde el portal del SAT.
    2. En el listado principal de los documentos sincronizados, podrás ver una notificación con la fecha y hora en la que se realizó la última actualización.

    Reemplaza tu e.firma cuando sea necesario

    Si necesitas actualizar tu e.firma debido al vencimiento, completa los siguientes pasos:

    1. En el panel principal accede al módulo de AdminSAT > Sincronización.
    2. Haz clic en la pestaña Certificado FIEL.
    RemplazaP2 (Compressify.io)
    1. Haz clic en Reemplazar FIEL y sustituye los archivos de tu e.firma por los actualizados.

    Consideraciones adicionales

    • AdminSAT permite la importación de hasta 5,000 facturas emitidas y hasta 5,000 facturas recibidas.
    • El SAT permite la descarga de hasta 2,000 facturas por día, por lo que el avance de la importación dependerá de esta norma.
    • AdminSAT solo migra las facturas con antigüedad de hasta un año. Si necesitas trabajar con facturas de periodos anteriores, podrás hacerlo mediante la opción de importación manual.
    • Asegúrate de que tu e.firma esté vigente ya que este es un requisito indispensable para realizar la sincronización. 
  • Estatus de facturas en AdminSAT

    El módulo AdminSAT utiliza diferentes estatus para identificar el estado actual de las facturas de tus proveedores que han sido sincronizadas. A continuación, se explican los diferentes estatus disponibles:

    Validada

    • Descripción: Indica que la factura ha sido verificada y cumple con los requisitos fiscales establecidos por el SAT.
    • Uso: Este estatus confirma que la factura es válida y puede ser utilizada oficialmente para movimientos contables.

    Asignada

    • Descripción: Indica que la factura ha sido vinculada a un gasto dentro del sistema.
    • Uso: Este estatus permite organizar las facturas dentro de las categorías de gastos.

    Cancelada

    • Descripción: Señala que la factura ha perdido su vigencia fiscal porque fue cancelada por el emisor o porque ya no es válida ante el SAT.
    • Uso: Es útil para identificar facturas que no pueden utilizarse para deducciones fiscales o como comprobantes válidos en transacciones.

    Inválida

    • Descripción: Refleja que la factura no cumple con las validaciones requeridas por el SAT debido a errores en su emisión o problemas con los datos proporcionados.
    • Uso: Este estatus advierte al usuario que la factura debe corregirse o descartarse para evitar problemas fiscales.

    Pagada

    • Descripción: Indica que la factura ha sido liquidada completamente por el usuario.
    • Uso: Utiliza este estatus para llevar un control claro y eficiente de tus cuentas por pagar.