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Para mantener tu inventario optimizado y evitar tanto faltantes como exceso de productos, puedes configurar alertas de stock mínimo y máximo. Estas alertas te notificarán cuando un producto alcance ciertos límites, ayudándote a planificar pedidos o ajustar tu inventario.

1. En el panel principal accede al módulo de Inventarios > Productos.

2. En el listado principal selecciona el producto  que deseas actualizar marcando la casilla a la izquierda.
3. Haz clic en el ícono de Editar en la parte derecha de la pantalla. 

4. Dirígete a la parte inferior de la pantalla de edición y busca la sección Gestión de Stock. Aquí encontrarás los campos para establecer alertas de stock mínimo y máximo:
   • Stock mínimo: Ingresa el número mínimo de unidades que deseas mantener en inventario. Cuando el inventario de este producto caiga a este nivel o por debajo, recibirás una alerta para anticipar una posible falta de stock.
   • Stock máximo: Establece el límite máximo de unidades que quieres tener en inventario. Si el inventario supera esta cantidad, recibirás una notificación para que puedas tomar acciones que optimicen el espacio y reduzcan costos de almacenamiento.

5. Después de definir los valores de stock mínimo y máximo, haz clic en Guardar Producto. 

*También puedes completar esta configuración durante el proceso de creación de un nuevo producto. 

¿Dónde puedes encontrar las alertas de stock?

• Dashboard de Inventarios:  Al ingresar al módulo de inventarios puedes encontrar el listado y los detalles de los productos que tienen stock mínimo y máximo. 

• Listado de productos: La tercera columna del listado indica el nivel de stock que tiene cada producto. 

Beneficios de configurar alertas de stock 

• Evitar faltantes y exceso de inventario: Mantén los productos en cantidades óptimas, evitando tanto faltantes que afecten la venta como sobre inventario que ocupe espacio.
• Mayor satisfacción del cliente: Garantiza que siempre haya productos suficientes para cumplir con la demanda y evitar problemas de falta de stock.

El sistema de stock automático ajusta los niveles de inventario conforme se generen documentos como facturas, órdenes de compra o recepciones en almacén, por lo que no necesitas realizar ninguna acción adicional para mantener el inventario actualizado.

Sin embargo, si prefieres optar por un sistema de stock manual, dispones de tres métodos para realizar las actualizaciones de inventario. A continuación, te explicamos cada una de estas opciones.

Actualiza tu stock desde el sistema

1. En el panel principal accede al módulo Inventarios > Gestión de Stock.

2. En la pantalla de Gestión de Stock, busca el producto que deseas actualizar por nombre, descripción o clave SAT. Solo es necesario llenar uno de los campos para encontrar coincidencias.  

3. Selecciona el producto del listado o haz clic en él para acceder a la pantalla de detalles.
4. Haz clic en el botón Actualizar Stock. 

5. En la pantalla siguiente, verás un listado de todos los almacenes disponibles y la cantidad actual del producto en cada uno. Aquí tienes las opciones de:
   • Añadir: Incrementa la cantidad del producto en un almacén específico.
   • Sustraer: Reduce la cantidad en el almacén seleccionado, sin transferirla a otro lugar.
   • Transferir: Mueve el stock a otro almacén, ajustando las cantidades en ambos espacios.

6. Haz clic en Aplicar Cambios para finalizar.

Actualiza tu stock desde la ficha de producto

1. En el panel principal accede al módulo de Inventario > Productos.

2. En el listado principal selecciona el producto  que deseas actualizar marcando la casilla a la izquierda, o haz clic directamente en él para acceder a la pantalla de detalles.
3. Haz clic en la opción Actualizar Stock.

4. En la pestaña siguiente, selecciona la acción a realizar de entre las opciones disponibles:
   • Transferir.
   • Añadir.
   • Sustraer.

5. Haz clic en Aplicar Cambios para completar la acción. 

Actualiza tu stock con importación excel 

Puedes aprovechar la plantilla de importación en excel, para cargar tus productos junto con sus cantidades iniciales de stock si estas subiendo tus productos por primera vez.

1. Desde el panel principal ingresa al módulo Inventarios > Productos.
2. Haz clic en la opción Importar Excel.

3. Descarga la plantilla base y llénala con la información de tus productos. 

4. Completa las columnas “Stock Inicial”, “Stock Mínimo” y “Stock Máximo” para actualizar los detalles de stock de tus productos y los límites de existencias.

5. Una vez que tengas lista la plantilla, haz clic en el recuadro de carga para seleccionar el archivo desde tu equipo local.
6. Haz clic en Subir Archivo.

7. El sistema comenzará la importación de productos. En este punto solo tienes que esperar a que el proceso se complete. Podrás ver un indicador del progreso y el tiempo estimado para la finalización. 

La elección de un sistema de stock adecuado es fundamental para gestionar tu inventario de acuerdo con las necesidades específicas de tu negocio. En docDigitales puedes optar por un sistema de stock manual o automático, cada uno con sus propias ventajas. 

A continuación, te explicamos en qué consiste cada uno y cómo elegir el que mejor se adapte a tu operación.

Sistema de stock automático

La gestión automática actualiza el inventario en tiempo real según los documentos que generes, como facturas de ventas, órdenes de compra o entradas de almacén. Con esta opción, el sistema resta o suma automáticamente el stock, agilizando el control de inventario sin intervención manual constante.

Beneficios del stock automático

• Actualización instantánea y precisa del inventario.
• Reducción de errores humanos.
• Ideal para negocios con altos volúmenes de transacciones o varias ubicaciones de inventario.

Sistema de stock manual

La gestión manual te permite un control completo y específico de cada ajuste de inventario. En este método, los movimientos de stock, como la actualización por ventas, compras o ajustes deben realizarse de forma manual.

Beneficios del stock manual

• Control detallado de cada movimiento de stock.
• Flexibilidad para realizar ajustes específicos sin automatización.
• Ideal para negocios que prefieren una supervisión minuciosa y atención humana de su inventario.

Elige tu sistema de stock

1. En el panel principal accede al menú Configuración > Preferencias.
2. Para elegir el sistema automático, activa la casilla “Actualizar stock automáticamente al emitir facturas de ingresos y egresos” para que el sistema ajuste el inventario de manera automática cada vez que se emita una factura.
3. Si deseas que esta actualización también se realice al recibir compras, activa la casilla “Actualizar stock automáticamente al guardar como recibidas las recepciones de compra”.
4. Para elegir el sistema manual, sigue el procedimiento anterior y asegúrate de desactivar las 2 casillas correspondientes.

Ambas opciones son personalizables, por lo que puedes combinar el sistema de stock automático con un sistema manual y adaptarlo a  las necesidades específicas de tu operación

Mantener un control efectivo de inventarios es esencial para cualquier negocio que gestione productos físicos, ya sea en una tienda, un almacén o en operaciones en línea. En docDigitales, el sistema de gestión de stock te ofrece herramientas flexibles y automáticas que permiten hacer seguimiento a cada producto en tiempo real, optimizar el flujo de trabajo y evitar faltantes o excesos de stock.

Selecciona tu sistema de stock

Puedes elegir entre dos métodos para gestionar el stock de tus productos:

• Sistema de stock automático: Esta opción ajusta el inventario automáticamente al crear o modificar documentos clave (facturas de venta, ordenes de compra y entradas de almacén). Esto significa que cada vez que generas uno de estos documentos, el sistema ajusta automáticamente el inventario, manteniendo una actualización constante y precisa de existencias.
• Sistema de stock manual: Este método es ideal si prefieres controlar manualmente las operaciones de stock. Puedes realizar ajustes directamente sin que las facturas y otros documentos modifiquen el inventario, lo que te da flexibilidad en la administración de existencias.

Actualiza el stock de tus productos

Existen diversas formas de actualizar el stock según el tipo de ajuste que necesites:

• Actualización desde el sistema: Realiza cambios si necesitas corregir las cantidades de los productos o si necesitas mover unidades de un almacén a otro.
• Actualización desde la ficha de producto: Realiza ajustes de stock directamente en cada producto. Ideal para cambios específicos de unidades individuales.
• Actualización mediante importación de excel: Permite actualizar el stock de varios productos de una sola vez, facilitando los ajustes para grandes inventarios. Puedes aprovechar la plantilla de importación en excel, para cargar tus productos junto con sus cantidades iniciales de stock si estas subiendo tus productos por primera vez.

Configura tus almacenes

Una configuración adecuada de tus almacenes es clave para gestionar eficientemente el stock de tu negocio. En docDigitales, puedes crear y personalizar múltiples almacenes para organizar y controlar el inventario en cada ubicación de manera precisa.